Nomenclatorul cazurilor. Ordinea de formare

Toate documentele după executarea lor trebuie să fiesunt grupate în afaceri. Termenul "afacere" în conformitate cu GOST 51141-98 trebuie înțeleasă ca un document sau un set de documente care se referă la o anumită arie de activitate a organizației și sunt plasate într-un dosar sub o copertă separată. Pentru formarea, depozitarea și contabilizarea corespunzătoare a cazurilor în fiecare organizație, Nomenclatorul de cazuri ar trebui să fie compilat anual (ținând cont de schimbările din mediul extern și intern), datorită căruia este asigurată o căutare rapidă a documentelor.

Atunci când formulează afacerile oricărei unități,ghidat de cerințele unui singur sistem de stat de gestionare a înregistrărilor. Principalele prevederi sunt stabilite în GOST 51141-98, principalele documente ale Departamentului Arhive al Guvernului rus, linii directoare, arhiva organismelor liste de materiale documentare. Este necesar să se respecte termenele de păstrare a documentelor și a cazurilor. În cazul în care o organizație cu o structură complexă și mai multe funcții în fiecare departament și în întreaga organizație aplică principiile uniforme de organizare a documentelor, formarea și cazuri de indexare. Prin urmare, personalul Departamentului de Afaceri Nomenclator, servicii de calitate, ar trebui să fie format orice altă unitate structurală sau organizației, ținând cont de cerințele documentelor normative.

În prima etapă este necesar să se determine gama de probleme șicategoria de documente care ar trebui să includă nomenclatorul afacerilor unității sau organizației. Aici trebuie să trecem de la necesitatea de a acoperi întregul volum de documentație, atât creată cât și primită. Atunci când există întrebări noi în lucrare care nu sunt furnizate de Nomenclatură, trebuie să i se adauge adăugări. Forma nomenclatorului de cazuri ar trebui să permită actualizarea acesteia în timp util. Prin urmare, în cazul indexării cazurilor, ar trebui să fie posibilă crearea de noi indici și excluderea înlocuirii indexurilor atribuite anterior cazurilor deja formate. Afacerea nefinalizată în curs este transferată în nomenclatorul anului următor cu păstrarea numărului inițial.

Titlul fiecărui caz trebuie să fie clar șidezvăluind pe deplin compoziția cazului și conținutul documentelor plasate în acest dosar. Pe dosar trebuie să specificați indexul și perioada de stocare a cazului. Consolidarea cazurilor se efectuează în mod nominal, de exemplu, Ordine, Minute, Ordine și așa mai departe. Cazurile pot fi formate într-o manieră substanțială, de exemplu, corespondența cu un anumit corespondent, o corespondență privind furnizarea de materii prime, corespondența cu corespondenții uniți pe o bază teritorială și așa mai departe.

Când grupați documente, ar trebuiatenție la momentul stocării acestora. Documentele de stocare temporară și permanentă sau cu durată diferită de depozitare nu pot fi combinate într-un singur dosar. Nu este permisă includerea, în cazul proiectelor, a documentelor irelevante sau a copiilor copiilor. Atunci când se formează cazuri, este necesar să se verifice prezența tuturor semnăturilor în document, precum și corectitudinea execuției acestuia.

Indexarea cazurilor și ordinea ordinului ar trebui să fieproduse în funcție de gradul de importanță. Cele mai importante documente sunt indicate mai întâi (ordine, ordine sau alte documente administrative). Nomenclatorul cazurilor ar trebui să conțină indicatori și titluri de cazuri, termenii și condițiile de depozitare, ordinea de evacuare. Nomenclatorul cazurilor este aprobat în ordinea stabilită în organizație și este coordonat cu funcționarul din Arhiva de Stat a regiunii. La sfârșitul anului, nota finală este emisă în Nomenclatură care indică numărul de cazuri inițiate în anul de raportare pentru fiecare categorie. Livrarea depozitării permanente în arhivă sau înlăturarea cazurilor de depozitare temporară (după expirarea termenului) se efectuează în conformitate cu procedura stabilită de Oficiul de Conturi al acestei organizații.